Under pandemiåret har det knappast varit aktuellt alls, men det kommer andra tider och då blir det aktuellt med konferenser igen. Kanske med lite andra tankar kring planering och aktiviteter än tidigare. Vi har alla fått nya erfarenheter av risker med virus och smitta som kanske påverkar hur vi planerar möten av olika slag många år framöver.
Planera i god tid
Det är alltid viktigt att planera i god tid, boka lokaler, boende och eventuella föreläsare. Med framförhållning finns det utrymme för att välja både plan B och C om något skulle haka upp sig. Tänk också på resvägar, möjlighet att delta digitalt för enstaka personer eller grupper som sitter på annat håll. Det mesta är möjligt med teknikens hjälp men allt måste förberedas. Om det fortfarande är smittrisk är det viktigt att planera för det med handsprit, tydliga skyltar eller annat från www.frobergs.se som har det mesta som behövs även för vanliga konferenser.
Mobilfritt eller inte?
Oavsett om konferensen ska hållas digitalt eller inte är det klokt att fundera på om den ska vara mobilfri. Den som sitter uppkopplad och deltar på distans kanske behöver lite specialregler, men de som sitter på plats kan mycket väl komma överens om att lämna ifrån sig sina mobiler. Det är alltför ofta som man ser hur konferensdeltagare låtsas vara genuint intresserade av vad som sägs fast de i själva verket läser mail i mobilen lite halvt i smyg. Visst går det att lyssna och läsa samtidigt men när uppmärksamheten splittras påverkas förstås koncentrationen också och den där riktigt goda idén som annars kanske hade dykt upp når aldrig upp till ytan. Ska mötet vara mobilfritt så är det bra om man kommer överens i förväg om det och på samma sätt kan man komma överens om andra spelregler så alla vet vad som gäller.
Överraska på något sätt
För att hålla energin uppe kan det behövas mer lekfulla inslag då och då. En uteaktivitet av något slag kan vara på sin plats i vissa sammanhang, men det går också att skapa interaktiva aktiviteter som kan petas in på lämpliga ställen i programmet. Kanske något motivationshöjande, ett litet gruppmoment eller något annat kul avbrott.
Håll tiden
Det finns inget så tråkigt som när talare eller program spricker. Tiden drar över mer och mer och mot slutet växer det upp en oro om man verkligen ska hinna med allt som planerats innan det är dags att resa hem. De avslutande diskussionerna, sammanfattningen eller gemensamma överenskommelser om hur man ska gå vidare tillsammans kan ibland bli kortare än planerat trots att det egentligen borde vara det absolut viktigaste på hela konferensen. Ta höjd för förseningar redan från början, se till att det finns luft i programmet som kan användas om det behövs.